לפעמים, שינוי אווירה הוא בדיוק מה שאתם צריכים. אם אתם מתכננים ישיבה חשובה במיוחד, וועידה עסקית או כנס, אירוח של עמיתים מחו"ל – ואפילו אם אתם רוצים לרענן את האווירה, ולספק לעובדים או לחברי ההנהלה מפגש עסקי "מחוץ לקופסה", שישלב חידוש וכיף עם בילוי נעים בצוותא – אתם עשויים להגיע אל המחשבה, שחדר ישיבות מחוץ למשרד הוא בדיוק מה שאתם צריכים.
ריכזנו עבורכם את כל המידע שאתם צריכים להכיר, על מנת לאתר חדר ישיבות מאובזר להשכרה, עבור ארגון ישיבה חשובה או אירועים עסקיים מחוץ למשרד.
היתרונות הגדולים של אירועים עסקיים מחוץ למשרד
חוכמת ניהול הארגון היא חוכמת הניהול היעיל של האנשים המפעילים את העסק שלכם – ואחת מנקודות המפתח בניהול עובדים ומנהלים, הוא יצירתיות. חשיבה מחוץ לקופסה של מקבלי ההחלטות בארגון תסייע לפתור בעיות עסקיות ביעילות ותוך שימוש במשאבים העומדים לרשותכם, לבצע תכנון וחשיבה קדימה גם בתקופות בהן הארגון פעיל ועסוק, ולדייק את התנהלות הארגון לטובת המטרות קצרות וארוכות הטווח שקבעתם.
קשה לדרוש חשיבה מחוץ לקופסה, כשהימים כולם נראים אותו דבר עבור העובדים והמנהלים שלכם. מידי פעם, יצירת שינוי מרענן היא הכרחית כדי לשמור על זרימה של אנרגיות, רעיונות ומוטיבציה בקרב העובדים והמנהלים. וזו אחת המטרות העיקריות של ישיבות ואירועים עסקיים מחוץ למשרד.
בנוסף ליתרון גדול זה, יתרונות נוספים של חדרי ישיבות להשכרה נובעים מאיכות אותם חדרים, ביחס למרחב העומד לרשותכם Inhouse. כמות המשתתפים בישיבות, האבזור שיעמוד לרשותכם, והפינוקים שמסביב – כל אלה יתרמו לאיכות הישיבות שתערכו בחדרי ישיבות מחוץ למשרד.
שלושת המפתחות הכי חשובים, בבחירת חדר ישיבות מחוץ למשרד
תהליך הבחירה של חדר ישיבות להשכרה ליום OFFSITE הוא תהליך מורכב, במהלכו אתם תבחרו את השירות שיתאים לכם ביותר. הנה שלושה מפתחות עיקריים לבחירת חדר ישיבות להשכרה, שיענו על כל הצרכים שלכם:
1. מיקום, מיקום, מיקום
להלן מספר דגשים חשובים ביותר למיקום חדר הישיבות:
נוחות ההגעה – חשוב שחדר הישיבות להשכרה ימוקם כך שקל למצוא אותו, שילוט, ניווט נוח שיופיע ב-WAZE ושיסייע למשתתפים מהאזור, כמו גם למשתתפים שמגיעים מרחוק אל הישיבה שלכם לאתר את המקום – יהפכו את הנסיעה הלוך וחזור נעימה. מומלץ לבחור חדר ישיבות הממוקם באזור פחות עמוס, שההגעה אליו נוחה גם בשעות הפקקים בבוקר ובשעות אחר הצהריים.
חניה – חשוב לדאוג כי החניה של חדר הישיבות שתבחרו תהיה נוחה ונגישה, ושיהיו מספיק מקומות חניה עבור כלל משתתפי האירוע, הישיבה או הכנס. חשוב לוודא שהחניה תהיה ללא תשלום נוסף.
הנוף והאווירה – הנה נקודה שאנחנו פחות נוטים לתת עליה את הדעת, אולם היא כבר הוכחה בגוף נרחב של מאמרים כקשורה באופן ישיר הן ליעילות הישיבות והן להנאה מהנוף הנשקף מהחלונות של חדר הישיבות. פרופסור דן כהנמן, חתן פרס נובל לכלכלה, דיבר במחקריו על חשיבות הנוף וההיבטים החווייתיים באירועים עסקיים, המשפיעים על האושר של כל אחד ממשתתפי הישיבה, כמו גם על תוצאות הישיבה לטווח ארוך. אל תוותרו על חדרי ישיבות מעוצבים, נוחים ונעימים, המציעים נוף ייחודי ביחס לנוף הנשקף מחלונות המשרד שלכם בכל יום
עוד טיפ קטן אולם משמעותי – אם אתם "בורחים" לאזור כפרי לניהול דיוני הנהלה, הרצאות או ישיבות עסקיות, כדאי לוודא כי מיקום חדר הישיבות אינו כפרי מידי: ניחוחות הרפת והלול, קולות הקריאה הרמים של חיות המשק או פעילות מסביב שתפריע את הריכוז. כל אלו יהפכו את הבחירה שלכם לכזו שתפחית מיעילות הפגישה במקום להוסיף לה.
2. מה שקורה בתוך המתחם
מתחם מוצלח של חדרי ישיבות להשכרה הוא מתחם בעל מאפיינים שישרתו אתכם, וידעו לענות על כל צורך שיעלה במהלך הישיבה העסקית שלכם. הנה כמה מהדוגמאות החשובות לנושאים שיש לבדוק, בטרם תבחרו את חדר הישיבות הבא שלכם:
המתחם עצמו – בחלק מן המתחמים המציעים חדרי ישיבות להשכרה, תוכלו למצוא יותר מחדר ישיבות אחד. חשוב לבדוק שקיימת אפשרות לבלעדיות על המקום ליום ה-OFFSITE, כדי שאתם תהיו האורחים היחידים במתחם.
ההתאמה של מבנה וגודל החדר לכמות המשתתפים המתוכננת בישיבה – יש הבדל גדול בין חדר ישיבות המיועד לישיבה פורמאלית של בין עשרה לעשרים איש, לבין חדר ישיבות להשכרה המיועד לאירועים מרובי משתתפים. לא רק מבנה המרחב משחק תפקיד – גם הכנת חדר הישיבות עבורכם ובהתאם לסוג הישיבה ולכמות האורחים, תשפיע על האווירה והיעילות במהלך הבילוי במתחם חדר הישיבות. תרצו לוודא בחדר הישיבות שתבחרו להשכיר, מרחב נוח עבור סוג הישיבה שאתם רואים בעיני רוחכם (מסביב לשולחן, בחצי גורן, באווירה לא רשמית לישיבות בנושאים רגישים, וכדומה).
התאורה – חשוב לוודא כי חדר הישיבות מואר דיו, על מנת לשמור את כולם עירניים, גם בישיבות עסקיות אל תוך הלילה.
בקרת אקלים – אין דבר יותר גרוע בישיבה מאשר כזו שנערכת בחדר מחניק, ללא מיזוג מתאים וללא תחלופת אוויר הולמת. הדבר מורגש במיוחד בישיבות או דיוני הנהלה מרובות משתתפים, ועל כן חשוב לוודא כי מערכת המיזוג מתאימה לעונה ומסוגלת לארח את כמות המשתתפים הצפוייה באירוע שלכם.
חדר ישיבות מאובזר – וודאו כי בחדר הישיבות שאתם מתכננים לשכור תמצאו שולחן רחב ויעיל (במידת הצורך), ומושבים נוחים (במיוחד כשאתם מתכננים ישיבה ארוכה).
הציוד – בחדר ישיבות איכותי תמצאו אביזרים שישמשו אתכם במהלך הישיבה, כמו מקרן איכותי ברזולוציה גבוהה, לוחות פליפצ'ארט, מסך גדול ואיכותי, מערכת סאונד טובה, לוחות מחיקים, וכדומה.
חדר שירותים והתרעננות – בעדיפות יותר מחדר שירותים אחד (וכמובן נקי!!!).
ארוחות – חשוב לוודא שניתן להזמין ארוחות ללא גלוטן, כשרות למהדרין ועוד רגישויות אחרות של המשתתפים.
גנרטור חירום – חשוב לוודא למקרה של הפסקת חשמל.
3. האקסטרות
בנוסף למיקום המתחם ואיכות חדר הישיבות עצמו, חשוב לבדוק גם את המקצועיות, הזמינות, והאפשרויות הנוספות בחדר הישיבות שתבחרו, הנה כמה רעיונות:
בישיבות ארוכות, פעילות גיבוש לצוות או אירועים קטנים לעובדים או להנהלה, נחמד שיהיו מחוץ לחדר הישיבות פינות ישיבה אלטרנטיביות לשיחות קצרות, להפסקות התרעננות או לפעילויות ODT ששומרות על חדות המחשבה ומאפשרות הפוגות מתודיות לאורך ישיבות ארוכות. העדיפו, אם כן, מתחמים המציעים חדרי ישיבות להשכרה לצד גן מטופח, פינות ישיבה ואזור נעים, עדיף עם נוף.
בנוסף, בחלק מהמתחמים המציעים חדרי ישיבות להשכרה, תוכלו למצוא שירותים משלימים בתחום המזון והמשקאות – החל מפינת קפה שתציע אספרסו טוב למשתתפי הישיבות וכלה בארוחות גורמה וסדנאות יין מפנקות – במהלך או לאחר ישיבות מחוץ למשרד.
במיוחד בישיבות ארוכות או כאלה הנערכות מחוץ לשעות העבודה הרגילות – מדובר ב"אקסטרה" שתשפיע באופן דרמאטי על איכות הישיבה וההנאה ממנה.
והשראה, תוכלו למצוא מספר מתחמי ישיבות בארץ, בהן יש דגש על סביבה המספקת השראה. מקומות כאלה, המציעים חדר ישיבות מאובזר להשכרה, עשויים להיות מתחמי אומנות, יקבים, וכדומה.
בחרו חדר ישיבות שמתמחה במה שאתם צריכים
לסיכום, חשוב שתתרשמו מצוות המקום ומהניסיון והמקצועיות המוצעת לכם באירוח. חדרי ישיבות להשכרה המציעים אירוח מקצועי, על ידי בעלי המקום, כולל הכנת המקום בדיוק על פי הדרישות שלכם (גם אלה המצריכות יותר גמישות ממארגני האירוע), כך שאתם תוכלו לדעת שאתם מגיעים לעבוד – כשהכל מסביב מתפקד לשביעות רצונכם וללא בזבוז אנרגיה מצידכם.
חשוב לדעת, שאתם מגיעים למתחם חדרי ישיבות המתמחה בישיבות עסקיות, אירוח של צוותי עובדים לגיבוש או סדנאות ודיוני הנהלה וכדומה, אל תתפתו לבחור במקומות שהאוריינטציה שלהם היא אירועים פרטיים (כמו אולמות קטנים לאירועים), שם ייתכן שתתקשו לקבל מענה לצרכים העסקיים של המפגש.
בסופו של דבר, אנחנו מציעים להתרשם אישית מכל חדר ישיבות להשכרה שאתם שוקלים לבחור. אם לא תוכלו להגיע אליו באופן אישי טרם הבחירה ולהתרשם מן המקום – בדקו אם אתר האינטרנט של המתחם מציע סיורים וירטואליים במקום או אם תוכלו למצוא עמיתים שימליצו עליו בפורומים סגורים שאתם משתתפים.
זיכרו! ישיבות מוצלחות נערכות במיקומים מוצלחים!!
המאמר נכתב על ידי הצוות המקצועי של מתחם JOB&JOY.
מתחם ג'וב & ג'וי מציע חווית אירוח של אירועי בוטיק, ימי גיבוש לעובדים, דיוני הנהלה וישיבות ארגוניות, פעילויות וסדנאות לעובדים, ואירועים קטנים אחרים – בהמון תשומת לב. שני חדרי ישיבות מאובזרים לעילא ולעילא, חצר טוסקנית ובר איטלקי המאפשרים גם אתנחתא במהלך הישיבה וגם ישיבות פחות רשמיות – ואירוח מוקפד ומלא תשומת לב, הופכים את הבחירה במתחם ג'וב אנד ג'וי למוצלחת ביותר שתוכלו לקבל.
התקשרו אלינו – ונשמח לתאם עבורכם סיור היכרות!
360